De fato, não há empresa do ramo da informática mais inovadora do que o Google. A última novidade é a disponibilização dos marcadores coloridos também para o Google Apps.
Marcadores do Google
O Gmail, bem como o Google Apps, que é destinado a domínios próprios como o phph.com.br, não possibilitam a organização das mensagens em pastas como é usual nos aplicativos leitores de mensagens e interfaces webmail (acesso via web). Nesses produtos da Google, as mensagens podem ser organizadas com o uso de marcadores em conjunto com filtros e arquivamento de mensagens.
Novos marcadores podem ser criados na tab Marcadores da opção Configurações do menu superior:
Neste exemplo, criamos dois marcadores AmigosOnline e Orkut. Na imagem acima, estamos criando um terceiro marcador ComprasOnline. Essa criação de marcadores deve ser planejada de acordo com a utilização do email para que obtenhamos uma boa taxonomia. O ideal seria criá-los antes de iniciar a utilização do Gmail, mas isso não é usual: após milhares de mensagens já recebidas, temos de filtrá-las, como veremos futuramente, para que todos os emails sejam classificados adequadamente.
Após a operação supracitada, os marcadores estarão disponíveis para uso no menu superior às mensagens:
Neste momento, podemos selecionar qualquer mensagem e clicar no marcador correspondente (opção manual, sem a utilização de filtros). O menu Marcadores tem o propósito de apenas associar a mensagem a um marcador.
Caso deseje também arquivá-la, deve-se utilizar o menu Mover para:
Marcadores coloridos: Gmail ou Google Apps
Conforme supracitado, o Google aperfeiçoou o sistema já existente adicionando cores diferentes aos marcadores:
As opções de cores são personalizadas na seção lateral Marcadores:
Sem dúvidas, o sistema de marcadores do Google ficou muito mais interessante com essa nova característica.
Arquivamento de mensagens
A ação de arquivar uma mensagem apenas a remove da caixa de entrada, escondendo-a, mas sem deletá-la. Isso é muito utilizado para o controle das mensagens já respondidas.
No exemplo anterior, poderíamos arquivar todas as mensagens com o marcador Orkut retirando todas elas da Caixa de Entrada. Para acessá-las novamente, clique no marcador referido na seção lateral "Marcadores".
Outra possibilidade para visualização das mensagens já arquivadas é clicarmos em "Todos os e-mails" no menu lateral ou com uma pesquisa de determinado termo.
Filtros
Os filtros de emails, além de serem utilizadas em uma série de atividades como excluir mensagens indesejadas automaticamente, encaminhamento, etc. podem automatizar a marcação das conversas. Para estabelecer novos filtros, acesse a tab Filtros das Configurações do Gmail:
Neste exemplo, estamos configurando um filtro para classificar todas as mensagens de advertência do orkut (proveniente do domínio mail.orkut.com). Na próxima etapa, temos a opção de aplicar o marcador Orkut, criado anteriormente:
Observe que selecionamos a opção "Aplicar este filtro também às conversas existentes". Portanto, todas as mensagens existentes serão marcadas com o marcador "Orkut". Essa é a única maneira de organizar uma porção de mensagens de uma única vez.